LEXmedia. Larangan menahan ijazah pekerja kini memiliki pijakan setingkat undang-undang. Pada 6 Oktober 2026, DPR RI menyetujui RUU Pelindungan Ketenagakerjaan menjadi undang-undang. Salah satu norma barunya melarang penahanan ijazah dan dokumen pribadi dalam perekrutan serta penempatan tenaga kerja. Sebelumnya, larangan ini hanya bertumpu pada surat edaran menteri tanpa sanksi tegas.
Namun, praktik menahan ijazah asli masih sering muncul dalam perjanjian kerja. Banyak perusahaan memakainya sebagai jaminan agar pekerja tidak keluar sebelum kontrak berakhir. Oleh karena itu, panduan ini menguraikan dasar hukum, kedudukan klausul menurut KUHPerdata, potensi sanksi, dan jalur penyelesaian sengketa. Bagian akhir memuat rekomendasi kepatuhan praktis bagi perusahaan.
Dasar Hukum Larangan Menahan Ijazah Pekerja
Larangan Menahan Ijazah Pekerja dalam UU Pelindungan Ketenagakerjaan 2026
UU Pelindungan Ketenagakerjaan merupakan tindak lanjut Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023. Putusan itu memberi pembentuk undang-undang waktu dua tahun untuk menyusun UU ketenagakerjaan baru. Tenggatnya jatuh pada 31 Oktober 2026. Menurut Panitia Kerja DPR, undang-undang ini memuat 23 bab dan 313 pasal.
Menteri Ketenagakerjaan Yassierli menyebut 13 ketentuan baru dalam undang-undang tersebut. Salah satunya ialah kepastian larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi lainnya. Selain itu, undang-undang ini memperluas pelindungan kepada pencari kerja, peserta pelatihan, dan peserta pemagangan. Pemerintah juga menegaskan adanya sanksi administratif dan pidana yang berjenjang bagi pengusaha pelanggar.
Perlu dicatat, hingga pertengahan Oktober 2026 belum menemukan naskah resmi bernomor di kanal JDIH. Pasal 73 UU No. 12 Tahun 2011 beserta perubahannya memberi Presiden waktu 30 hari untuk menandatangani RUU hasil persetujuan bersama. Jika Presiden tidak menandatanganinya, RUU tetap sah menjadi undang-undang. Oleh karena itu, rujuklah nomor pasal hanya dari naskah resmi dalam Lembaran Negara.
SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025
Sebelum undang-undang baru lahir, Menaker menerbitkan SE Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 pada 20 Mei 2025. Surat edaran ini melarang pemberi kerja mensyaratkan penyerahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan kerja. Selain itu, pemberi kerja tidak boleh menghalangi pekerja mencari pekerjaan yang lebih layak. Cakupan dokumen pribadi meliputi sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan BPKB.
Meski demikian, SE memuat pengecualian terbatas. Perusahaan boleh menyimpan ijazah atau sertifikat kompetensi yang pekerja peroleh dari pendidikan atau pelatihan atas biaya perusahaan. Syaratnya, para pihak menuangkan kesepakatan itu dalam perjanjian kerja tertulis. Selanjutnya, perusahaan wajib menjamin keamanan dokumen dan mengganti kerugian bila dokumen rusak atau hilang.
Namun, SE bukan peraturan perundang-undangan yang mengikat umum. Kedudukannya sebatas peraturan kebijakan (beleidsregel) sehingga tidak dapat memuat sanksi. Akibatnya, kepatuhan pengusaha selama ini sangat bergantung pada pengawasan. Kini, UU Pelindungan Ketenagakerjaan menutup celah tersebut. Meskipun begitu, praktisi tetap perlu mengecek apakah naskah resmi mempertahankan pengecualian serupa.
Kedudukan Klausul Penahanan Ijazah dalam KUHPerdata
Perjanjian kerja tunduk pada syarat sah perjanjian dalam Pasal 1320 KUHPerdata. Syarat itu meliputi kesepakatan, kecakapan, suatu hal tertentu, dan sebab yang halal. Pasal 52 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 juga mengadopsi syarat serupa.
Selama ini, sebagian kalangan menilai klausul penahanan ijazah sah sepanjang kedua pihak sepakat. Namun, argumen itu kini kehilangan pijakan. Pasal 1337 KUHPerdata menyatakan suatu sebab terlarang apabila undang-undang melarangnya. Sebab juga terlarang jika bertentangan dengan kesusilaan atau ketertiban umum.
Dengan demikian, klausul penahanan ijazah memenuhi kriteria sebab terlarang setelah undang-undang baru berlaku. Pasal 1335 KUHPerdata menegaskan perjanjian dengan sebab terlarang tidak mempunyai kekuatan. Artinya, klausul itu batal demi hukum dan pekerja berhak meminta ijazahnya kembali. Pada prinsipnya, ketentuan lain dalam perjanjian kerja tetap berlaku sepanjang memenuhi syarat sah.
Selain itu, penahanan tanpa dasar sah dapat menjadi perbuatan melawan hukum. Pasal 1365 KUHPerdata mewajibkan pelaku mengganti kerugian yang timbul akibat perbuatannya. Misalnya, pekerja kehilangan tawaran kerja karena tidak mampu menunjukkan ijazah asli. Kerugian itu dapat menjadi dasar tuntutan ganti rugi.
Sanksi Hukum bagi Perusahaan Pelanggar
Perusahaan yang melanggar larangan menahan ijazah pekerja menghadapi tiga lapis risiko hukum.
Pertama, sanksi menurut UU Pelindungan Ketenagakerjaan. Pemerintah menegaskan sanksi administratif dan pidananya bersifat tegas, proporsional, dan berjenjang. Namun, rincian bentuk dan besaran sanksi tetap harus merujuk naskah resmi.
Kedua, sanksi pidana menurut KUHP nasional. UU No. 1 Tahun 2023 tentang KUHP mulai berlaku pada 2 Januari 2026. Penguasaan ijazah orang lain secara melawan hukum berpotensi memenuhi unsur penggelapan. Pasal 486 KUHP mengancam pelakunya dengan penjara paling lama empat tahun atau denda paling banyak kategori IV. Sementara itu, perusahaan yang merusak atau menghilangkan ijazah dapat menghadapi Pasal 521 KUHP. Bahkan, permintaan tebusan dengan kekerasan atau ancaman kekerasan dapat mengarah pada delik pemerasan.
Ketiga, sanksi perdata berupa kewajiban ganti rugi. Pekerja dapat menuntutnya melalui gugatan perbuatan melawan hukum atau mekanisme perselisihan hak.
Meskipun demikian, penegak hukum tetap harus membuktikan setiap unsur delik secara cermat. Unsur melawan hukum dan maksud menguasai menjadi kunci pembuktian.
Langkah Hukum Pekerja Menurut UU No. 2 Tahun 2004
Sengketa penahanan ijazah termasuk perselisihan hak menurut Pasal 1 angka 2 UU No. 2 Tahun 2004. Perselisihan hak timbul karena salah satu pihak tidak memenuhi hak berdasarkan peraturan atau perjanjian. Karena itu, pekerja dapat menempuh tahapan berikut.
1. Perundingan bipartit. Pasal 3 mewajibkan para pihak berunding terlebih dahulu. Perundingan ini berlangsung paling lama 30 hari kerja.
2. Pencatatan dan mediasi. Jika bipartit gagal, pekerja mencatatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan setempat sesuai Pasal 4. Untuk perselisihan hak, jalur yang tersedia adalah mediasi. Selanjutnya, mediator menerbitkan anjuran tertulis bila para pihak tidak mencapai kesepakatan.
3. Gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial. Pasal 56 huruf a memberi PHI kewenangan memutus perselisihan hak pada tingkat pertama. Gugatan wajib melampirkan risalah mediasi sesuai Pasal 83 ayat (1). Selain itu, Pasal 58 membebaskan biaya perkara untuk nilai gugatan di bawah Rp150 juta.
Selain jalur tersebut, pekerja dapat melapor ke pengawas ketenagakerjaan atau kanal pengaduan Kemnaker. Apabila terdapat indikasi pidana, pekerja juga dapat membuat laporan polisi.
Rekomendasi Kepatuhan Larangan Menahan Ijazah Pekerja
Perusahaan sebaiknya bertindak proaktif sebelum pengawas melakukan pemeriksaan. Berikut langkah kepatuhan yang kami rekomendasikan.
1. Audit dokumen hubungan kerja. Periksa PKWT, PKWTT, peraturan perusahaan, dan PKB. Kemudian, hapus setiap klausul yang mensyaratkan penyerahan dokumen asli.
2. Kembalikan dokumen asli. Serahkan ijazah dan dokumen pribadi kepada pemiliknya dengan berita acara serah terima.
3. Gunakan verifikasi alternatif. Cukup minta salinan legalisir atau lakukan verifikasi melalui PDDikti.
4. Pilih instrumen retensi yang sah. Misalnya, gunakan perjanjian ikatan dinas yang wajar untuk biaya pelatihan. Pastikan nilai kompensasinya proporsional.
5. Perbarui SOP rekrutmen. Latih tim HR agar tidak meminta dokumen asli sebagai jaminan.
6. Pantau regulasi turunan. Ikuti naskah resmi dan peraturan pelaksana UU Pelindungan Ketenagakerjaan.
Pada akhirnya, larangan menahan ijazah pekerja menegaskan bahwa loyalitas tidak boleh lahir dari tekanan. Sebaliknya, perusahaan yang patuh membangun reputasi sebagai pemberi kerja yang adil. Sebagai hasilnya, risiko sengketa dan biaya litigasi ikut menurun. Jika perusahaan Anda memerlukan audit kontrak kerja, konsultasikan dengan praktisi hukum ketenagakerjaan yang kompeten.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apakah perusahaan boleh menahan ijazah asli karyawan?
Pada prinsipnya tidak boleh. UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang DPR setujui pada 6 Oktober 2026 melarang praktik tersebut. Larangan mencakup ijazah dan dokumen pribadi dalam perekrutan serta penempatan kerja. Sebelumnya, SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025 memberi pengecualian untuk pelatihan atas biaya perusahaan. Namun, pembaca perlu mengecek keberlakuan pengecualian itu pada naskah resmi.
2. Apa sanksi bagi perusahaan yang menahan ijazah pekerja?
Perusahaan menghadapi tiga lapis risiko. Pertama, sanksi administratif dan pidana berjenjang menurut UU Pelindungan Ketenagakerjaan. Kedua, potensi pidana penggelapan dalam Pasal 486 KUHP dengan ancaman penjara paling lama empat tahun atau denda kategori IV. Ketiga, gugatan ganti rugi atas perbuatan melawan hukum berdasarkan Pasal 1365 KUHPerdata. Rincian sanksi undang-undang baru tetap merujuk naskah resmi.
3. Kemana melapor jika ijazah ditahan perusahaan?
Langkah pertama adalah perundingan bipartit dengan perusahaan paling lama 30 hari kerja. Jika gagal, catatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan setempat untuk mediasi. Pekerja juga dapat melapor ke pengawas ketenagakerjaan atau kanal pengaduan Kemnaker. Apabila mediasi gagal, ajukan gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial. Untuk indikasi pidana, buat laporan ke kepolisian. Siapkan bukti berupa perjanjian kerja dan tanda terima ijazah.
4. Apakah klausul penahanan ijazah dalam kontrak kerja tetap sah?
Klausul tersebut kehilangan dasar keabsahan setelah undang-undang melarang penahanan ijazah. Pasal 1337 KUHPerdata mengategorikan sebab yang undang-undang larang sebagai sebab terlarang. Menurut Pasal 1335 KUHPerdata, perjanjian dengan sebab terlarang tidak berkekuatan hukum. Akibatnya, klausul itu batal demi hukum. Pekerja berhak meminta ijazahnya kembali kapan saja. Namun, ketentuan lain dalam kontrak pada prinsipnya tetap berlaku.
